Bilim Toplantıları Kurtarabilir mi?

Bu makale orijinalinde Knowable Magazine’de yayımlandı.

Gün dünyasında günde yaklaşık 1 milyar toplantı düzenleniyor. CEO’lar çalışma günlerinin üçte üçüne yakınıнı toplantılarda geçiriyor. Toplantı planlamak ve bu toplantılara öncilik etmek yöneticilerin zamanının büyük bir kısmını tüketiyor. Sanayileşmiş dünyanın çoğunda toplantılar hem insanların çalışma hayatının metronomları hem de tehditleri durumunda.

Çalışma toplantılarında harcanan muazzam zaman göz önüne alındığında, toplantıların ne başardığını ya da onları mümkün olduğunca verimli hale getirmenin yolunu biliyor muyuz? Onlarca yıl boyunca bu sorunun yanıtı … pek de hayır değildi. Toplantılar, çalışma için özellikle erişilebilir bir konu değildi. Ancak durum değişti. Bir zamanlar küçük bir niş alan olan “toplantı bilimi”, örgütsel ve sosyal psikologlar arasında büyüyen bir uzmanlık alanı haline geldi. Alan, arşivlenen çevrimiçi toplantıların sağladığı geniş veri yığınlarıyla ivme kazanıyor ve insan davranışına dair büyüleyici bir pencere sunuyor.

Konuşmak için toplanmak, bağ kurma, iletişim kurma ve işbirliği yapma gibi temel insan ihtiyaçlarını karşılamaya yardımcı oluyor. İnsanlar uzun zamandır bir şeyi tamamlamak, fikirlerini paylaşmak, aynı görüşe ulaşmak ya da sadece havadan sudan konuşmak için mağaralarda, tarlalarda, pazar meydanlarında ve belediye salonlarında bir araya geliyor. Ancak toplantı bilimcileri kendi konularını “belirli bir amaç ya da etkinin bir yapısı olan” insan toplulukları olarak tanımlıyor. Florida Teknoloji Enstitüsü’nden örgütsel psikolog Liana Kreamer, 2026 Annual Review of Organizational Psychology and Organizational Behavior‘da otuz yılı aşkın bir süredir süren toplantı bilimine dair bir değerlendirme makalesinin ortak yazarından biri olarak bunu söylüyor.

Lisansüstü öğrencisiyken Kreamer, ekip çalışması, liderlik ve iş ilişkilerini çalışmaya ilgi duyuyordu. Toplantı bilimcisi Steven Rogelberg ile doktora çalışmaları sırasında, toplantıların bunun ve daha fazlasının çalışılması için güzel bir sahne olabileceğini fark etti. “Bir toplantıyı, istediğiniz her şeyi çalışmak için bir sahne olarak kullanabilirsiniz,” diyor. Zira özünde “toplantılar, sosyal varlıklar olarak nasıl organize olduğumuz ve etkileşim kurduğumuzun temel bir yönü.” Kreamer ve ortakları Rogelberg ile Jon Gray, her ikisi de Charlotte’taki Kuzey Karolina Üniversitesi’nden, 2026 tarihli makalede bunu yazıyor.

Toplantıları çalışma amacıyla kullanmak için araştırmacılar genellikle iki yaklaşım benimsiyor. İlki, araştırmacıların insanlara gerçek ya da simüle edilmiş toplantı deneyimlerini geriye dönük olarak sordukları ve yanıtları analiz ettikleri klasik bir anket. İkinci yöntem ise toplantıların ses ve görüntü kayıtlarından çıkarılan belirli davranışları ve eğilimleri analiz etmek. Böyle hassas içerik “müziğin orada,” diyor Almanya’nın Hamburg Üniversitesi’ndeki Daha İyi İş Merkezi’nin direktörü ve sanayi ile örgütsel psikolog Nale Lehmann-Willenbrock.

Bir deneyde Lehmann-Willenbrock ve arkadaşları, video ile kaydedilen toplantılardan veri çıkararak lider iletişiminin karar verme sürecinde ekip etkileşimini nasıl etkilediğini inceledi. Araştırmacılar, saygılı ve dikkatli soru sormanın ekip performansını artırdığını, buna karşılık liderlerin soru sormalarına rağmen yanıtlara dikkatle kulak vermedikleri durumda bunun tersini gözlemledi.

Çok sayıda toplantı bilimi çalışmalarında olduğu gibi, onların toplantıların etkinliğini neyin iyileştirdiğine dair bulguları çoğu zaman açık görünse de, toplantı araştırmacıları toplantıların bu ideallerden sık sık uzaklaştığını belirtiyor.

Toplantılar, sosyal varlıklar olarak nasıl organize olduğumuz ve etkileşim kurduğumuzun temel bir yönü.

Bu tür araştırmalar aynı zamanda aktif dinlemenin önemini tutarlı biçimde ortaya koyuyor, diyor Lehmann-Willenbrock: Sadece dinleyiciden gelen pasif bir onay değil, düşünceli geri bildirimde bulunacak şekilde aktif bir dinleme. Çevrimiçi toplantılarda, “konuşmadığımızda kendimizi susturmayı öğrendiğimiz için, çok sık olarak, active listening tamamen ortadan kalkıyor.”

Dinleme ve konuşma arasındaki denge aynı zamanda bir toplantının ne kadar iyi gideceğini de etkileyebilir. Toplantı liderleri ve katılımcılar, bir toplantının başarılı olup olmadığına dair oldukça farklı görüşler taşıyabilir, not düşüyor Lehmann-Willenbrock. “Çoğu zaman en çok konuşanlar liderlerdir, bu yüzden toplantıların genellikle iyi olduğunu düşünürler,” diyor. Kreamer ayrıca toplantı liderlerinin liderlik etmesinin ama tartışmayı baskılamamasının da önemli olduğunu vurguluyor. Liderler, birçok sesin dahil edilmesine olanak tanımak için konuşma sürelerinin oranını izlemeli.

Araştırmalar, toplantıların başarılı olması için liderlerin toplantıdan önce, sırasında ve sonra yapabilecekleri ek önlemleri içeren bir kontrol listesi destekliyor, diyor Lehmann-Willenbrock. Zemin hazırlamak için liderler uygun salonları, ikramları ve aydınlatmayı seçmeli, yalnızca orada bulunması gerekenleri davet etmeli, başlama ve bitişin zamanında yapılmasını planlamalı, bir gündelik hazırlamalı, açık hedefler koymalı ve bunları iletmeli, ayrıca toplantı öncesi sohbete zaman ayırmalı.

Öncelikle sosyalleşmek, özellikle sanal toplantılarda faydalıdır, diyor Lehmann-Willenbrock. Yaptığı araştırmalar, “daha içe dönük ve daha sakin katılımcılar için bu ısınma aşamasının gerçekten yardımcı olduğunu, çünkü toplantı içinde daha aktif katılımlar sağlamalarına yardımcı olduğunu” gösteriyor.

Gerçekten de yüz yüze toplantılar üzerine yaptığı çalışmalar, toplantı öncesi sohbenin toplantı etkinliğini öngördüğünü, özellikle de daha içe dönük katılımcılar için bunu yaptığını gösteriyor. Ancak toplantı öncesi sohbet sanal toplantılarda nadirdir; liderlerin erken gelme ya da ilk birkaç dakikayı gayriresmî bir durum değerlendirmesi için kullanma normu oluşturmayı düşünmeleri gerektiğini söylüyor.

Yöneticiler, tüm görüşlerin duyurulmasını sağlayarak başarılı bir toplantı ihtimalini artırabilir. Kreamer, utangaç ve isteksiz olanlar da dahil tüm katılımcıları fikir üretimine katılmaya yönlendirmek için sessiz beyin fırtınası adı verilen bir teknik öneriyor. Bu teknik, tüm katılımcıların aynı anda katkıda bulunduğu bir sohbet ya da çevrimiçi belge gibi paylaşımlı bir sanal alan oluşturmayı içeriyor. Kreamer, 2009 tarihli bir çalışmaya işaret ediyor; bu yaklaşımın (bazı araştırmacıların “beyin yazımı” dediği) toplantılardaki geleneksel herkesin konuştuğu özgür beyin fırtınasından daha etkili olduğu bulunmuştu.

Toplitma liderleri ve katılımcıları, bir toplantının başarılı olup olmadığına dair oldukça farklı görüşler taşıyabilir.

Kreamer bu tekniği, kendisi ve öğrencileri sınıfta araştırma fikirleri üzerinde düşünürken kullanıyor. “Hepimiz birbirimizin çalıştığını görebiliyoruz,” diyor ve sakin öğrenciler ya bölmekten ya da önerilerini sözlü olarak ifade etmekten endişe etmiyor. On dakikanın ardından fikirleri grupla gözden geçiriyor.

Endüstriyel-örgütsel psikoloji alanında Kreamer ile çalışan doktora öğrencisi Zofia Walters, toplantı kapsayıcılığının bir yönünü, yani nöroçeşitli katılımcıların ihtiyaçlarını çalışıyor. Yaptığı çalışmalar, rahatsız edici unsurları azaltma, talimatları belgeleme, paylaşımlı takvimler kullanma ve toplantılara düzenli durum değerlendirmeleri ekleme gibi uygulamaların büyük olasılıkla tüm çalışanlara fayda sağlasa da, DEHB’li kişiler için özellikle faydalı olabileceğine dair kanıt sunuyor.

Farklı iş yerlerinden 147 çalışan üzerinde bir anket Walters, katılımcılara en son katıldıkları sanal toplantı hakkında soru sordu: ne kadar etkili olduğu, sonrasında ne kadar yorgun hissettikleri ve duygusal durumları. Katılımcılar ayrıca toplantı sırasında e-posta yanıtlamak gibi çoklu görevlere ne kadar zaman harcadıklarını ve kameralarının ne kadar açık olduğunu bildirdi. Aynı zamanda, resmî ya da resmî olmayan (kendi kendini değerlendirme temelli) bir DEHB tanısı olup olmadığını paylaştı.

Henüz yayımlanmamış bulgularında Walters, DEHB’li bireylerin, özellikle kamera uzun süre açıkken, DEHB’siz arkadaşlarına kıyasla daha fazla toplantı yorgunluğu hissettiklerini bildirme eğiliminde olduklarını belirtti. Aynı zamanda daha zayım duygusal durumlar da raporladılar. Bulguları, toplantılar sırasında çoklu görevin DEHB’li katılımcıların sıkıntı ya da hiperaktiviteyi yönetmelerine yardımcı olabileceğini de işaret ediyor.

Etkili toplantı uygulamaları, toplantı bittiğinde sona ermiyor. Bir toplantının ardından, liderler toplantıdan alınan eylem öğelerini katılımcılara ileterek, toplantıda üretilen fikir ve görevleri hayata geçirmek için somut adımlar atarak ve çalışan katılımını, toplantı tatminini ve toplantı etkinliğini değerlendirerek bunun iyi harcanmış bir zaman olduğundan emin olabilir, Lehmann-Willenbrock ve meslektaşları 2018’de Organizational Dynamics‘de yayımladıkları bir makalede sonuçlandı.

Bu kadar zamanın toplantılarda geçirilmesi çalışanlar üzerinde bir bedel mi koyuyor? Kanıtlar bunun böyle olduğunu ima ediyor. Araştırmalar, bir gün toplantılarla dolu geçtiğinde çalışanların kendilerini daha kötü hissetmeyi ve daha az verimli olmayı beklediklerini buluyor, özellikle karmaşık görevler üzerinde çalışırken.

Toplantılar, çoğu zaman işleri halletmenin varsayılan yolu olarak görülür, ancak sık sık insanların bundan ne elde etmek istediklerini belirtmediklerini söylüyor, Kopenhag Üniversitesi bilişsel bilimci Ava Scott. Bu, diyor, “birçok toplantının çok amaçsız hissetmesine neden oluyor.”

Dijital çalışanlar, günlerinin toplantılarla dolup taşması durumunda daha kötü hissetmeyi ve daha az verimli olmayı öngörüyor.

Microsoft çalışanları üzerinde yaptığı araştırmaya göre, tekrarlayan toplantılar en amacsız toplantılar olma eğilimindedir; katılımcılardan biri bu ardışık toplantıların içeriklerinin birbirine benzerliği açısından rüya görür gibi olduğunu anlatıyor. Açık bir amaç yoksa, neden toplandığınızı bilmezsiniz ve herkes çok meşguldür; Scott’a göre bu muhtemelen insanların zamanını bir toplantıyla meşgul etmenin ideal olmadığını gösteriyor. Kreamer, Shopify gibi bazı şirketlerin tüm tekrarlayan toplantıları kaldırdığını belirtiyor.

Buna rağmen, Norveç’te 9.000’den fazla çalışan üzerinde yapılan 2026 tarihli bir çalışma, toplantıların hem yaygın hem de maliyetli olsa da, faydalarının bunları katlanmaya değer kılabileceğini ortaya koydu. Harvard Üniversitesi’nden ekonomist David Deming’in liderliğini yaptığı ve Norveç anket şirketi Norstat tarafından toplanan verilere dayanan araştırma, yoğun toplantıların sonraki ücret artışları ve iş başında öğrenmeyle pozitif ilişkili olduğunu buldu. Bu bulgunun olası bir açıklaması, bu toplantıların daha kıdemli iş arkadaşlarıyla etkileşim kurma fırsatı sunması ve böylece anahtar bilginin aktarılmasını sağlaması olabilir.

Önemli uyarı şudur ki, Ulusal Ekonomik Araştırmalar Enstitüsü tarafından yayımlanan bu çalışma korelasyoneldir, dolayısıyla katılan toplantı sayısı ile ücret artışları arasında nedensel bir ilişki kuramaz; ancak toplantıların maliyetinin özellikle yüksek ücretli şirketlerde çok yüksek olmasıyla birlikte faydalarının daha da yüksek olabileceğini öne sürüyor. Bu da yazarları şu sonuca ulaştırıyor: “Toplantılar, iş hayatının brokolisidir — yaygın olarak sevilmeseler de, muhtemelen yine de bizim için faydalıdır.”

Eğlence bir toplantının başarılı olmasına yardımcı olabilir — yeterince otantik, destekleyici veya olumlu olduğu sürece, alçaltıcı değil. Uygun şekilde kullanıldığında, eğlence yeni fikirleri teşvik edebilir ve ekip performansını artırabilir. Lehmann-Willenbrock, iki Alman şirketteki toplantıların videolarını analiz ettikten sonra bunun en çok toplantı katılımcıları birbirini iyi tanıdığında işe yarayabileceğini bildirdi. İnsanların bir şaka yaparken güvende hissetmek için birbirlerini yeterince iyi tanımaları gerekir, diyor.

Ancak herkes toplantılarda eğlenceyi kullanmaktan rahat hissetmiyor, diyor Kaliforniya’daki Rocklin’deki Sierra College’daki bilim eğitmeni ve komedyen Vita Stout. Eski bir yarasayla çalışan araştırmacı, 2022’de Austin, Texas’ta düzenlenen Yarasalar İçin Uluslararası Araştırmalar Kongresi’ne katıldı ve toplantı konuşmalarında kullanılan şakalar hakkında notlar aldı — tam alıntıları, zamanlamalarını ve izleyici tepkilerini transkribe etti. Stout’un yarasalı bilim insanlarıyla ortaklaşa yazdığı ve Proceedings of Biological Sciences B‘de yayımlanan araştırması, iyi zamanlanmış ve uygun şekilde kullanıldığında, bilimsel toplantılarda eğlencenin bağ kurma ve topluluk inşası için bir araç olabileceğini savundu. Ancak şaka yapma, ayrıcalıklı ve gücü elinde bulunduran toplantı katılımcıları arasında daha belirgindi; yaşlı, kökleşmiş erkek bilim insanları, kariyerinin başındaki araştırmacılara ve temsil eksikliği yaşanan gruplardan gelen bilim insanlarına göre daha sık şaka yapıyordu.

Komedide olduğu gibi, toplantı planlarken de zamanlama aynı derecede önemlidir. Randevu planlaması, insanın günlük biyolojik ritmini dikkate almalı ve öğleden sonraki enerji düşüşü sırasında toplantı yapılmalıdır. Lehmann-Willenbrock, kendi akademik ortamının bu kurala sık sık uymadığını pişmanlıkla kabul ediyor. “Komite toplantılarımızın çoğu, insanların en yorgun olduğu zamanlara planlanıyor,” diyor, ya da öğle yemeğini sindirirken.

Toplantı planlamasında insanların iş ve aile sorumluluklarını gözetmek de önemlidir. “İki küçük çocuğum var,” diyor, “ve toplantı, çeşitlilik veya kapsayıcılıkla ilgili bir konu hakkında çağrılıyor ama 18.00’de planlanınca her zaman çok sinirleniyorum.”

Bazı araştırmalar, toplantılar için temel beklentilerde kültürel farklar olduğunu öne sürüyor. Örneğin, altı ülkeden 1.432 çalışan üzerinde yapılan bir ankette, Lehmann-Willenbrock ve işbirlikçileri, liderlerin veya diğer katılımcıların toplantılara beş, on ya da onbeş dakika geç kaldukları hayali senaryolarda bireylerin ne kadar hayal kırıklığına uğradığını, sinirlendiğini ve üzüldüğünü ölçtü. Amerikalı ve Hollandalı katılımcılar, geç gelen bir lider ve yüksek derecede geç kalmadan özellikle rahatsız oldular. Çin ve Şili’nden gelen insanlar aynı durumlar kadar hayal kırıklığına uğramadı.

Toplantı bilimi dünyasında böyle az sayıda kültülarası çalışma bulunuyor, diyor Kreamer. “Toplantılarla ilgili en iyi uygulamaları son 30 yılda edindik,” diyor, ancak çalışmaların büyük bölümü Avrupa veya Kuzey Amerika’dan çıkıyor. Aynı optimal toplantı başarısı kurallarının geçerli olup olmadığını görmek için bu açığın giderilmesini istediğini belirten Kreamer, sonuçlar ortaya çıktığı anda yine başka bir toplantı düzenlemek zorunda kalacağımızı ekliyor.